为规范学校教职工人事档案管理，根据《干部人事档案工作条例》《流动人员人事档案管理服务规定》和有关法律法规，制定本办法。

一、适用范围

本办法适用于纳入学校企事业编制管理的教职工。

二、纸质人事档案管理

（一）职责分工

1.人事处

（1）负责教职工档案的收集工作，包括履历、工资、奖罚等档案材料。

（2）负责审核教职工个人提交的需归入个人档案的材料。

（3）负责教职工年度考核结果存档。

（4）负责教职工人事档案的调转。

2.学校档案室

负责人事档案整理、保管、统计和借阅管理工作。

3.其他责任部门

劳动模范、评优评先、师德考核等需要存入个人档案的审批表等材料，由申报或评选部门统一送至人事处，人事处负责存入个人人事档案。

4.全体教职工有义务提供建立档案所需资料。

（二）归档范围

1.履历类材料

履历类资料是对个人一定时期基本信息的记载，包括性别、

民族、籍贯、学历、党派、专长、培训经历、学习经历、工作经历、重要家庭关系等。教职工入职后要如实全面的填写《履历表》，《履历表》是人事档案重要组成内容。

2.自传和思想类材料

自传类也是关于自身基本情况的一些资料。主要有自传、重要党性分析、重要思想汇报等材料。

3.考核鉴定类材料

教职工学习、工作中各种反映考核结果或鉴定结果的资料。历年的考核结果、工作鉴定等材料。

4.学历学位、评审类材料

学历学位情况、职业（任职）资格和评聘专业技术职务；重要科研成果及培养培训等材料。

5.政审类、审计和审核类材料

政审类包括入学、入伍、入党等政审材料和审批更改姓名、参加工作时间，领导干部经济责任审计等重要个人信息的材料。

6.党团类材料

党团类包括加入共青团、共产党和其他党派的材料。一般有入党志愿书、入党申请书和转正申请书等。

7.奖励类材料

奖励类反映个人受奖励和表彰的情况。包括工作期间获得的荣誉称号、表彰、嘉奖等。

8.处分类材料

处分类反映个人受处分、惩戒等情况。

9.工资、任免、出国和会议代表类材料

工资材料：包括个人入职转正定级、历年调资等资料，退休以后还会增加养老金计发、历年增加养老金等资料。

任免材料：包括入伍、分配、安置、干部身份、干部职务任免等资料，退休以后还会增加退休审批资料。

出国出境材料：包括出国出境审批、出国出境登记、出国出境协议等资料。

会议代表材料：包括当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。

10.其他类

其他类是指不属于前面九类、又有一定参考价值的资料。一般有体检表、派遣证等。

（三）归档要求

1.凡培训期考核合格后，申请与学校签订劳动合同的教职工，须在签订劳动合同前将人事档案调入学校。

2.无人事档案人员自签订劳动合同起建立人事档案。

-   3.教职工或部门有需补充至人事档案的纸质材料（如进修学历的学籍材料、评优评先审批表等），应在取得材料后的30日内送交人事处，经人事处审核后归入档案。

4.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应完整齐全。

5.归档的人事档案材料须是组织上形成的或是经组织审定认可的。

6.档案材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色和纯蓝墨水等书写。

（四）人事档案的转递

 1.人事档案转入

（1）确定纳入学校编制管理人员，由人事处向拟调人员人事档案保管单位出具《齐齐哈尔工程学院商调函》。

（2）接收的档案必须严格密封。

（3）人事处与学校档案室工作人员共同拆封档案，按目录查验档案材料是否齐全。

（4）人事档案查验合格后存档入库。

 2.人事档案转出

（1）根据外单位出具的“调档函”填写“人事档案转递通知单”，办理登记手续，严密包封。

（2）转出的档案必须完整齐全，并按规定整理装订，不得有零散材料。

（3）人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准交本人自带。

（4）人事档案转递后，逾期一个月未收到“人事档案转递回执”，人事处要查询，以防档案丢失。

三、电子人事档案管理

电子人事档案是指学校人事系统统计的教职工信息。

（一）责任分工

1.各部门信息员

负责按《新入职人员人事系统信息录入采集登记表》进行信息采集；负责指导督促教职工填写个人信息；负责检查本部门人员信息填写完整性和准确性。

2.教职工本人

教职工本人是信息填写的第一责任人，确保填写信息完整、准确、真实。

3.人事处

负责分配教职工工号，录入必要信息建立教职工账号；负责检查教职工信息录入完成情况；负责督促部门信息员工作。

（二）信息填写与更新

1.建立账号三个工作日内，完成信息填写，信息填写要求真实、全面、准确。

2.人事信息有变更的，在变更后三个工作日内完成信息更新。

（三）监督与检查

1.学校对电子人事档案信息填写与更新情况进行不定期抽查。

2.每月月底，人事处检查当月建立账户人员信息填写情况。

3.发现填写错误的限期整改，并按《齐齐哈尔工程学院奖惩条例（修订）》对填写人进行处罚，部门信息员和部门领导负管理责任。限期整改仍不合格的，双倍处罚。

四、其他

本制度自下发之日起执行，解释权归人事处。